Tietosuojaseloste


HUIPPUPAIKAT OY ASIAKASREKISTERI

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen informointiasiakirja Huippupaikat Oy:n asiakasrekisterissä tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä.


1. Rekisterinpitäjä
Huippupaikat Oy Ilkantie 8, 88610 Vuokatti

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Lauri Suutarinen, puh. 050 597 5397, lauri.suutarinen@vuokatinrinteet.fi

3. Rekisterin nimi
Huippupaikat Oy:n asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Asiakasrekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu kuluttaja-asiakkaiden ja yritysasiakkaiden asiakkuussuhteeseen Huippupaikat Oy:n. Asiakassuhteen nojalla rekisterissä käsitellään kohdassa kuusi yksilöityjä henkilötietoja.
Rekisterinpitäjä käsittelee asiakastietoja myös rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen perustuen. Tällä perusteella käsitellään tietoja, joita otetaan välinevuokraukseen, hiihtokoulun tunti- ja kurssivarauksiin sekä asuntovaunupaikkohin liittyen.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Huippupaikat Oy:n asiakasrekisteriin kerätään tietoja seuraaviin käyttötarkoituksiin:
– rinnelippujen osalta käytön valvontaa varten
– välinevuokrauksen osalta vuokrasopimukseen ja välineiden säätöön tarvittavat tiedot
– hiihtokoulu tuntien varaamiseen tarvittavat tiedot asuntovaunupaikka varauksiin tarvittavat tiedot
(matkustajailmoitukset)
– avainpalvelun avainten luovutuksiin tarvittavat tiedot (matkustajailmoitukset)
– kun asiakas on antanut luvan voidaan tietoja käyttää myös markkinointiin

6. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterinpitäjä käsittelee asiakkaista seuraavia henkilötietoja
– asiakkaan etu- ja sukunimi
– osoite ja puhelinnumero
– henkilötunnus
– ikäryhmä / ikä 
– valokuva
– välinevuokrauksen yhteydessä asiakkaan paino ja taitotaso
– kansalaisuus (asuntovaunuilijat)
– mahdolliset asiakaspalaute- ja reklamointitiedot

Rekisterinpitäjä käsittelee yritysasiakkaidensa kohdalla seuraavia henkilötietoja
– yritysasiakkaan yhteyshenkilön nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
– mahdolliset asiakaspalaute- ja reklamointitiedot

7. Mistä henkilötiedot saadaan
Huippupaikat Oy vastaanottaa asiakasrekisterin henkilötietoja rekisteröidyltä itseltään asioinnin yhteydessä.

8. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät
Rinneliput: Asiakasrekisterin tietosuoja-asetuksen tarkoittamana käsittelijänä toimii Ski Data, joka tarjoaa asiakasrekisterin ylläpitoon liittyvän ohjelmistopalvelun. Rinnelippujen nettikaupassa Asiakasrekisterin tietosuoja-asetuksen tarkoittamana käsittelijänä toimii Rentle Oy.
Hiihtokoulu varaukset: Asiakasrekisterin tietosuoja-asetuksen tarkoittamana käsittelijänä toimii Hurja Solutions Oy, joka tarjoaa asiakasrekisterin ylläpitoon liittyvän ohjelmistopalvelun.
Välinevuokraus: Asiakasrekisterin tietosuoja-asetuksen tarkoittamana käsittelijänä toimii Rentle, joka tarjoaa asiakasrekisterin ylläpitoon liittyvän ohjelmistopalvelun. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa viranomaisille näiden lakiin perustuvien tietopyyntöjen perusteella.

8.1. Käyttäjänseuranta
Käytämme Leadoon käyttäjänseurantaa seurataksemme miten käyttäjämme liikkuvat nettisivuillamme ja yhdistämme tämän datan käyttäjän tietoihin joita kerätään esim. Chat interaktioiden kautta. Leadoo käyttää etag seurantaa joka teknisesti eroaa keksipohjaisesta seurannasta, mutta johon pätee samat lainalaisuudet kuin evästeisiin. Tarkista Leadoo Marketing Technologies Oyn tietosuojakäytäntö (https://leadoo.com/privacy-policy/) tietääksesi enemmän siitä mitä järjestelmässä seurataan. GDPR mielessä me toimimme kontrollerina ja Leadoo datan prosessorina. Mikäli et halua että sinua seurataan voit tyhjentää selaimesi välimuistin. Lisätietoja siitä miten Leadoo toimii tarkista https://leadoo.com/privacy-policy-processor/.

9. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Tietoja saatetaan siirtää EEA-alueen ulkopuolelle sijaitseville palveluntarjoajille, jotka ovat Privacy Shield käytännön mukaisesti hyväksyttyjä. Tämä johtuu kolmannen osapuolen tiedonhallintajärjestelmistä.

10. Henkilötietojen säilytysaika
Asiakasrekisterissä olevia asiakkaan henkilötietoja käsitellään asiakkuussuhteen ajan. Rekisterinpitäjä katsoo asiakkuuden päättyneeksi, jos asiakas ei ole käyttänyt rekisterinpitäjänä olevan yrityksen palveluita kolmeen (3) vuoteen. Aika lasketaan sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin asiakas on viimeksi käyttänyt yrityksen palveluita. Tiedot poistetaan asiakkuuden päätyttyä kuuden (6) kuukauden kuluessa, ellei tietojen säilyttämiseen ole olemassa muuta perustetta.

Asiakkuuden päättymisen jälkeen tietoja voidaan kuitenkin säilyttää ja käsitellä, jos se on tarpeen reklamaatioasioiden käsittelyä varten. Asiakasrekisterissä olevien tietojen säilytysajassa noudatetaan myös lain edellyttämiä säilytysaikoja kuten kirjapitolakia. Kirjanpitolain vaatimia tietoja säilytetään niin kauan kuin kirjanpitolaki edellyttää.

Yritysasiakkaiden yhteyshenkilötiedot poistetaan vastaavalla tavalla sen jälkeen kun yrityksen asiakkuus katsotaan päättyneeksi. Tietoja voidaan tämän jälkeen kuitenkin säilyttää jos siihen on olemassa muu peruste.

Kun tietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen nojalla, tietoja säilytetään niin kauan kuin tietoja tarvitaan sopimuksen täytäntöön panemiseen. Sopimuksen tultua suoritetuksi tietoja säilytetään niin kauan kuin asiakkuussuhde on olemassa tai käsittelyyn on olemassa muu peruste (esim. reklamaatiotapaukset tai kirjanpitolaki).

11. Rekisterin suojauksen periaatteet
A. Manuaalinen aineisto
Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa

B. ATK:lla käsiteltävät tiedot
Tietojärjestelmässä säilytettävät asiakasrekisteri on suojattu normaalisti käytössä olevilla, tarkoituksenmukaisilla teknisillä suojausmenetelmillä. Rekisterin käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa.

12. Automaattinen päätöksen teko
Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksen tekoon.

13. Rekisteröidyn oikeudet
Asiakasrekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun nojalla (tietosuoja-asetus artikla 6 artikla 1 kohta e alakohta). Tässä tapauksessa oikeutetun edun muodostaa asiakkuussuhde. Henkilötietoja käsitellään myös rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen perusteella. Tätä käsittelyperustetta on selostettu tarkemmin tietosuojaselosteen kohdassa 4. Kun tietoja käsitellään oikeutetun edun ja sopimuksen nojalla, rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

Rekisteröidyn oikeus päästä omiin tietoihinsa
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsyä itseään koskeviin tietoihin (=tarkastusoikeus) sen selvittämiseksi käsitelläänkö häntä koskevia tietoja asiakasrekisterissä tai että niitä ei käsitellä.

Rekisteröidyllä on pääsääntöisesti oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja asiakasrekisteriin on tallennettu. Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee.

Rekisteröidyn oikeutta saada tiedot voidaan tietosuojaasetuksen nojalla rajoittaa tai siitä kieltäytyä, jos tietojen
antaminen vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin. Tällaisia suojattavia oikeuksia ovat muun muassa rekisterinpitäjän liikesalaisuudet tai toisen henkilön henkilötiedot. Rekisteröidyn oikeutta saatetaan rajoittaa myös kansallisessa lainsäädännössä (kuten tietosuojalaissa).

Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on sen nojalla oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.

Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä poistettava rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos jokin seuraavista edellytyksistä täyttyy:
– henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin – rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä
– rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten (käsittely on tässä tapauksessa mahdollista kuitenkin muihin tarkoituksiin)
-henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti

Vaikka jokin edellytyksistä täyttyisi, ei tietoja tarvitse poistaa jos käsittely on tarpeen esimerkiksi rekisterinpitäjään sovellettavaan EU-oikeuteen tai kansalliseen lainsäädäntöön perustuvan käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, kun tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella.

Jos rekisteröity on vastustanut tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, rekisteröidyn tulee yksilöidä erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi jatkaa tietojen käsittelyä vastustuksesta huolimatta jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa, tietoja ei saa enää käsitellä tähän tarkoitukseen.

Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista
Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä rajoitettava henkilötietojen aktiivista käsittelyä seuraavissa tilanteissa:
– rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä on rajoitettava siksi aikaa, kunnes rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden
– käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vaatii henkilötietojen poistamisen sijaan tietojen käsittelyn rajoittamista
– rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai
– rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä (vastustusoikeudesta yllä) ja sen arviointi, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet on kesken.

Käsittelyn rajoituksen kestäessä tietoja saa lähtökohtaisesti vain säilyttää. Tietoja saa käsitellä myös oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevista syistä. Ennen kuin käsittelyn rajoitus poistetaan, siitä on ilmoitettava rekisteröidylle.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin henkilötietoja, joita käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla sekä rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa sekä siirrettyä henkilötiedot suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.

14. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

15. Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt 
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Huippupaikat Oy:n edustajaan yrityksen toimistolla tai postitse osoitteeseen Ilkantie 8, 88610 Vuokatti. Huippupaikat Oy voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.

Vuokatissa 29.9.2023

Osta nyt